Copilot dans Teams : réunions, comptes-rendus, assignations, suivi

Avant la réunion : préparez le terrain

• Clarifiez l’objectif. Notez le résultat attendu et trois questions clés à poser à Copilot. Pour outiller ce cadrage, explorez des offres Cloud à forte valeur ajoutée.
• Rangez les documents. Placez ordre du jour et fichiers dans Teams/SharePoint pour que tous y accèdent facilement.
• Cadrez le temps. Choisissez un format court, avec des décisions attendues à chaque point.
• Paramétrez la réunion. Vérifiez transcription, autorisations et confidentialité selon la sensibilité du sujet.
• Invitez les bonnes personnes. Limitez la réunion à celles et ceux qui décident ou produisent.

Pendant la réunion : copilote actif

• Résumés en direct. Demandez à Copilot « Ce qui a été décidé », « Ce qui reste à trancher », « Ce qui bloque ».
• Rattrapage instantané. Arrivé en retard ? Demandez ce qui s’est dit avant votre arrivée.
• Nommez l’important. Dites à voix haute « Décision : … », « Action : … » ; Copilot les repère mieux dans le récap.
• Focus collectif. Épinglez dans le chat les réponses clés de Copilot pour garder la trace et aligner tout le monde.
• Clôture efficace. Les cinq dernières minutes servent à valider décisions, actions, responsables et échéances.

Après la réunion : comptes-rendus et diffusion

• Relisez le récap. Contrôlez la formulation, ajoutez liens et pièces manquantes, corrigez les points ambigus.
• Partagez vite. Publiez le résumé dans le canal de l’équipe avec les actions datées et les propriétaires.
• Rattrapage express. Envoyez le récap aux absents avec un message clair : décisions actées et « prochaines étapes ».

Assignations et suivi des actions

• Créez une tâche par action. Ajoutez un propriétaire, une échéance et un critère de succès observable.
• Organisez le plan. Regroupez les tâches par lots (thèmes, sprints, dépendances) dans Planner ou un Kanban.
• Tenez la boucle. À J+7, demandez un état : tâches ouvertes, risques, blocages, décisions à escalader.
• Automatisez les rappels. Activez des notifications d’échéance et un point d’avancement hebdomadaire court.

Bonnes pratiques (check-list)

1. Préparez des prompts. Exemples : « Synthèse en 5 points », « Décisions + responsables + dates ».
2. Nettoyez les accès. Copilot respecte les autorisations ; évitez liens publics et dossiers sur-partagés.
3. Restez factuel. Parlez objectifs, chiffres, risques et décisions ; moins d’ambiguïté = meilleurs résumés.
4. Finalisez le récap. Un œil humain avant diffusion pour éviter malentendus et angles morts.
5. Mesurez. Suivez le temps gagné et le taux d’actions clôturées à J+7/J+14.
6. Capitalisez. Conservez un modèle de recap et une bibliothèque de prompts dans chaque équipe.

Prompts prêts à l’emploi

• En 5 points, quelles décisions prises et par qui ?
• Liste les actions avec responsables et échéances d’ici vendredi.
• Rédige un récap pour le canal projet : risques, dépendances, prochaines étapes.
• Synthétise les désaccords et propose trois options de résolution.
• Quelles informations manquent pour décider ? Qui doit les fournir et pour quand ?
• Que faut-il communiquer au client aujourd’hui en deux paragraphes ?

Mesurer l’impact et pérenniser

Fixez 2 à 3 indicateurs simples : minutes économisées par réunion, délai moyen d’envoi du compte-rendu,
pourcentage d’actions closes dans les délais. Nommez des champions pour aider les collègues, organisez des
sessions de 20 minutes pour partager les meilleures pratiques et tenez un tableau de bord visible.
En quelques semaines, vos réunions passent de la discussion à l’exécution, avec des livrables clairs et
une responsabilité partagée.